Déclaration de confidentialité Memory Lane – Roxelane Care B.V.

1. Présentation

Votre vie privée est importante pour nous. Cette déclaration de confidentialité explique comment nous traitons vos données personnelles.

Nous n'utiliserons vos données personnelles qu'aux fins indiquées dans la présente déclaration de confidentialité et non à d'autres fins, à moins que le traitement ultérieur des données personnelles ne soit compatible avec les finalités pour lesquelles ces données ont été initialement traitées.

2. Quelles données personnelles nous collectons

Nous collectons les informations personnelles (données personnelles) que vous nous fournissez vous-même ou par l'intermédiaire d'un soignant informel via notre site Web www.mymemorylane.com, via notre application Memory Lane, via Memory Lane ou lorsque vous nous contactez d'une autre manière. Les données personnelles sont des données qui peuvent être utilisées pour déterminer votre identité.

Les informations que nous collectons auprès de vous sont :

• • Nom
• • Date de naissance
• • Sexe
• • Adresse
• • Adresse e-mail
• • Détails de connexion
• • Numéro(s) de téléphone
• • Détails de paiement (numéro de compte bancaire, numéro de carte)
• • Adresse IP
• • Coordonnées GPS
• • Photos
• • Données de santé
• • Relations familiales
• • Données de mouvement
• • Entrée pour les fonctionnalités de l'IA – telles que les messages texte, les questions, les commandes ou les descriptions de contenu

3. Pourquoi nous collectons vos données personnelles : finalités et bases

Nous pouvons traiter vos données personnelles aux fins suivantes sur les bases juridiques énumérées ci-dessous.

Nous n'utiliserons pas vos données personnelles à d'autres fins, sauf si le traitement ultérieur des données personnelles est compatible avec les finalités pour lesquelles les données ont été initialement traitées.

Nous n'utiliserons pas vos données personnelles pour prendre une décision basée uniquement sur un traitement automatisé, y compris le profilage.

Nous utilisons certaines données pour nos propres intérêts légitimes, comme l'amélioration de nos services. Vous avez le droit de vous opposer à ce traitement. Si vous souhaitez vous y opposer, vous pouvez nous contacter. Dans ce cas, nous cesserons de traiter vos données personnelles, à moins qu’il n’existe des raisons légitimes et impérieuses pour lesquelles notre intérêt dans le traitement l’emporte sur votre intérêt à cesser le traitement. Il est possible que si vous nous demandez d'arrêter le traitement, vous ne puissiez plus utiliser nos services de manière optimale.

Utilisation des fonctionnalités de l'IA

Dans l'application Memory Lane, nous proposons des fonctionnalités d'IA (telles que des rappels intelligents, des analyses comportementales, une assistance aux conversations ou des informations personnalisées). Pour cela, nous travaillons en collaboration avec l'un des fournisseurs de services d'IA tiers tels que OpenAI, Google Gemini ou xAI (Grok).

Ce n'est qu'après avoir activé l'IA dans l'application, vu un écran de consentement clair et donné votre consentement explicite pour le fournisseur de services que vous avez choisi que les données suivantes seront envoyées à cette partie :

• Le texte que vous saisissez (par exemple, des questions, des commandes ou des descriptions)
• Tout contexte pertinent, tel que des parties de l'historique des conversations ou des informations sur votre agenda, vos circonstances de vie ou d'autres informations que vous avez partagées avec nous. xAI traite ces données uniquement pour générer une réponse ou un résultat d'IA et agit en tant que sous-traitant en notre nom. Aucune donnée personnelle ne sera envoyée au service AI sans votre autorisation explicite. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment via les paramètres des paramètres de l'application.

Les conditions officielles de traitement (Addendum sur le traitement des données) de cette partie s'appliquent à chaque prestataire de services. Cela garantit que les données sont traitées exclusivement en tant que sous-traitant conformément au RGPD. Pour plus d’informations sur la manière dont ils traitent les données personnelles, veuillez vous référer à leur politique de confidentialité :

• OpenAI : https://openai.com/policies/privacy-policy
• Google Gemini : https://policies.google.com/privacy (complété par l'avis de confidentialité des applications Gemini)
• xAI (Grok) : https://x.ai/legal/privacy-policy

Service client et helpdesk

Si vous nous contactez au sujet d'une question ou d'un problème, nous pouvons traiter vos données personnelles. La base juridique pour cela est l’exécution du contrat avec vous. Si nous n'avons pas encore d'accord avec vous, mais que le contact concerne la (éventuelle) conclusion d'un accord, cela relève également de cette base juridique (phase précontractuelle).

Communication depuis Memory Lane

Nous pouvons vous envoyer des newsletters et des messages et dans ce contexte nous pouvons traiter vos données personnelles. Cela peut être dû au fait que vous vous êtes inscrit, auquel cas la base légale est le consentement. Nous pouvons également vous envoyer des newsletters et des messages contenant des informations pertinentes sur nos services et prestations, auquel cas la base juridique est l'exécution de l'accord avec vous.

Enquêtes de satisfaction clients

Nous pouvons mener des études de satisfaction client de différentes manières afin d’optimiser nos services. La base juridique du traitement des données personnelles dans ce cadre est notre intérêt légitime.

Utilisation de Memory Lane et/ou de l’application Memory Lane

Si vous utilisez Memory Lane et/ou l'application Memory Lane, nous traitons les données personnelles nécessaires pour permettre l'utilisation de Memory Lane et/ou de l'application Memory Lane. Nous le faisons sur la base de la base juridique pour l'exécution de l'accord avec vous.

Les données que vous saisissez lors de l'utilisation, telles que vos données de profil et les photos que vous placez dans l'album photo, sont traitées par nos soins. Ces données sont stockées sur un serveur/cloud auquel nous avons accès en tant qu'administrateur. Nous traitons également les données pour, par exemple, ajuster la rotation ou la taille et les analyser (au moyen d'un logiciel) et fournir des tags afin que les photos soient correctement regroupées.

Adresse IP et données de localisation

Nous collectons votre adresse IP et vos coordonnées GPS pour des raisons de sécurité. Nous pouvons utiliser ces données pour identifier des failles de sécurité, par exemple lorsque des tentatives répétées de connexion avec une adresse IP inconnue (étrangère) sont effectuées. Nous traitons les données de localisation afin de localiser un Memory Lane éventuellement perdu. La base de ce traitement est notre intérêt légitime à sécuriser vos données.

Données de santé

Un programme d’exercices sur mesure peut être utilisé sur le Memory Lane. Pour constituer ce programme d'exercices personnel, nous demandons un nombre limité de données de santé. Par exemple, nous demandons s'il existe une peur de chute, de démence et si vous souffrez de certaines articulations. Nous vous informons à ce sujet afin que le programme d'exercices puisse être adapté à vos capacités et à votre situation. Vous pouvez également ignorer ces questions, mais cela peut réduire la fonctionnalité de la fonctionnalité. Nous traitons donc ces données uniquement si vous nous y autorisez explicitement. Vous pouvez également retirer ce consentement et nous supprimerons ces données de santé.

Paiements ou remboursements

Si nous recevons des paiements de votre part ou si nous devons vous effectuer des (re)paiements, nous traitons vos données personnelles sur la base de la base juridique pour l'exécution du contrat avec vous. Le processus de paiement s'effectue via notre partenaire S.P. Abonneeservice B.V. (pour plus d'informations et la déclaration de confidentialité de ce parti, voir http://www.spabonneeservice.nl/privacy.html). Nous avons conclu un accord de traitement avec ce partenaire, dans lequel nous avons conclu des accords sur la manière dont vos données doivent être traitées.

4. Combien de temps conservons-nous vos données

Nous ne stockons pas vos données personnelles plus longtemps que nécessaire aux fins pour lesquelles nous traitons les données.

Si nous n'avons plus d'accord avec vous, nous supprimerons en principe également les données personnelles que nous possédons vous concernant dans un délai de six (6) mois. Nous ne supprimons pas les données personnelles immédiatement, car nous devons néanmoins pouvoir traiter d'éventuelles demandes de service. Pendant cette période de six mois, il est possible de renouveler l'abonnement Memory Lane sans perdre de données, après quoi cela n'est plus possible. Si vous vous êtes inscrit à notre newsletter ou à notre service de messagerie, nous conserverons ces informations jusqu'à ce que vous indiquiez que vous ne souhaitez plus les recevoir.

Nous devons conserver certaines données personnelles plus longtemps car nous y sommes obligés par la loi (par exemple les données relatives aux paiements). Nous conservons ces données aussi longtemps que cette obligation légale perdure.

5. Comment nous protégeons vos données

Nous garantissons une sécurité appropriée de vos données personnelles et prenons les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données personnelles contre le traitement illégal ou la perte.

Les mesures de sécurité que nous avons prises comprennent, sans s'y limiter, les mesures suivantes :

• • Nos systèmes informatiques sont et sont régulièrement mis à jour et sécurisés conformément aux normes en vigueur sur le marché ;
• • Notre application utilise des connexions cryptées à la plateforme Microsoft Azure Cloud et un serveur d'images de TransIP. Toutes les informations sont stockées dans cet environnement cloud, de sorte qu'aucune donnée personnelle (à l'exception de votre nom de connexion) ne soit stockée localement sur votre appareil. À des fins de performances, certaines photos peuvent être temporairement stockées dans le cache Memory Lane local ;
• • Seules les personnes autorisées ont accès à vos données personnelles ;
• • Nous concluons des accords de traitement avec des tiers qui traitent vos données personnelles en notre nom.

6. Où vos données personnelles sont traitées

Le traitement de vos données personnelles par Memory Lane lui-même a lieu aux Pays-Bas. Si nous faisons appel à des tiers pour traiter vos données personnelles, ceux-ci se trouvent généralement dans l'Union européenne, mais éventuellement aussi en dehors de celle-ci.

Vos données personnelles ne seront pas traitées ou transférées vers d'autres pays sans que des garanties appropriées soient mises en place pour protéger vos données.

7. Qui a accès à vos données

Nous ne fournirons pas vos données personnelles à des tiers, sauf aux catégories de tiers mentionnées ci-dessous ou si vous nous avez donné votre consentement préalable pour partager vos données avec un tiers spécifique.

Nous pouvons partager vos données personnelles avec les catégories de tiers suivantes :

• • Conseillers professionnels tels que des avocats et des comptables
• • Des tiers auxquels nous sous-traitons certains services, tels que : les fournisseurs de systèmes informatiques ou de logiciels, les prestataires de services informatiques, les fournisseurs de stockage de documents et d'informations.
• • Tiers qui fournissent une assistance dans le cadre de nos services, tels que les services de gestion des comptes clients et de recouvrement
• • Fournisseurs de services qui nous aident dans les analyses, tels que SAS Analytics et Google Analytics
• • Fournisseurs de services IA – pour fournir des fonctionnalités IA dans l'application (uniquement après votre consentement explicite et le choix du fournisseur de services), comme OpenAI, Google Gemini ou xAI (Grok).

Nous nous réservons le droit de partager vos données personnelles avec (d'autres) tiers lorsque cela est requis par la loi ou lorsque cela est nécessaire pour promouvoir vos intérêts, ceux de nous ou de tiers.

8. Modifications de nos politiques

Cette déclaration de confidentialité peut être modifiée en cas de modifications de nos services ou de modifications de la législation sur la confidentialité. Nous annoncerons tout changement sur notre site Web. Si des changements vous concernent, nous vous en informerons personnellement, par exemple en vous envoyant un e-mail.

9. Comment exercer vos droits

Vous disposez d'un certain nombre de droits en vertu de la législation sur la protection de la vie privée (y compris le Règlement général sur la protection des données (RGPD)). Ces droits sont décrits dans les articles 12 à 23 du RGPD et dans la législation connexe. Dans tous les cas, vous disposez des droits suivants concernant vos données personnelles :

• • Droit de demander l'accès à vos données personnelles ;
• • Droit de demander la rectification de vos données personnelles si elles sont incorrectes (rectification) ;
• • Droit de demander la suppression de vos données personnelles ;
• • Droit de demander la restriction de vos données personnelles ;
• • Si nous avons traité vos données personnelles sur la base de nos intérêts légitimes : droit de vous opposer au (ultérieur) traitement de vos données personnelles (opposition)
• • Si nous avons traité vos données sur la base de votre consentement ou sur la base d'un accord que nous avons conclu avec vous : droit de demander le transfert des données personnelles (portabilité des données)

Si vous souhaitez exercer un ou plusieurs de ces droits, veuillez nous contacter.

10. Droit de porter plainte

Êtes-vous en désaccord avec une de nos décisions, par exemple lorsque nous décidons de ne pas supprimer vos données personnelles ? Vous pouvez ensuite utiliser une ou plusieurs des options suivantes :

• • Contactez-nous à support@mymemorylane.com : nous essaierons de trouver une solution avec vous dans ce cas.
• • Déposer une plainte : vous avez le droit de déposer une plainte auprès de l'autorité néerlandaise de protection des données : https://www.autoriteitpersoonsgegevens.nl/
• • Demande de médiation : vous pouvez demander à l'autorité néerlandaise de protection des données d'agir comme médiateur entre vous et nous : https://www.autoriteitpersoonsgegevens.nl/
• • Litige : vous avez le droit de vous adresser au tribunal compétent pour régler le litige.

11. Contacter

La responsabilité du traitement des données personnelles mentionnées dans la présente déclaration de confidentialité incombe à :

email : support@mymemorylane.com

Si vous nous contactez pour une question ou une demande concernant vos données personnelles, il est important que nous soyons sûrs que la demande ou la question a réellement été faite ou posée par ou en votre nom. Nous vous demandons donc d'envoyer une copie de votre justificatif d'identité, sans quoi nous ne pourrons traiter la demande ou la question. Pour protéger votre vie privée, faites en noir sur cette copie votre photo d'identité, votre MRZ (zone lisible par machine, la bande avec les numéros sur la carte d'identité), votre numéro de document et votre numéro de service citoyen (BSN). Nous répondrons à votre demande ou question dans les plus brefs délais.